Egy születésnapi ajándék kiválasztása sokszor nehezebb, mint elsőre gondolnánk. A megajándékozottnak már szinte mindene megvan, a ruhaméretét nem tudjuk, az ízlésében pedig nem vagyunk biztosak. Ilyenkor jön jól az ajándékutalvány: az ajándékozó nem érkezik üres kézzel az ünnepségre, az ünnepelt pedig maga döntheti el, mire költi az összeget.
A kereskedők számára azonban az ajándékutalvány jóval több lehet egyszerű fizetési lehetőségnél. Olyan embereket is eljuttathat az üzletbe, akik korábban talán nem is hallottak róla. Ráadásul nem kizárólag karácsonykor lehet népszerű. Születésnapok, évfordulók, ballagások, esküvők és munkahelyi ajándékozások alkalmával egész évben felmerülhet az igény rá.
Ahhoz viszont, hogy valóban jól működjön, érdemes néhány részletet átgondolni.
Nem mindegy, milyen élményt ad az utalvány
Képzeljünk el két helyzetet. Az egyikben a vásárló egy egyszerű, nyomtatott papírt kap, amelyen szerepel az összeg és az érvényességi idő. A másikban egy igényes, borítékba helyezhető kártyát, amelyhez akár személyes üzenetet is írhat.
Mindkettő ugyanarra jogosíthat, ajándékként mégis egészen más benyomást kelt.
Egy könyvesbolt például készíthet olyan ajándékkártyát, amelynek grafikája az olvasás élményére utal. Egy kertészeti szaküzlet tavaszi növényekkel díszített változatot kínálhat, míg egy szépségszalon elegáns, visszafogott megjelenést választhat.
Az ajándékutalvány csomagolása nem puszta dekoráció: segít abban, hogy a vásárló valódi ajándékként tekintsen rá.
A digitális változatnak más előnyei vannak. Ha valaki az utolsó pillanatban keres meglepetést, kényelmes lehet számára egy elektronikusan átadható utalvány. Az ilyen megoldásnál azonban különösen fontos, hogy az érvényesség, a beváltás és az esetleges korlátozások egyértelműek legyenek.
Az első látogatásból új vásárlói kapcsolat születhet
Egy helyi delikátüzletben valaki 15 ezer forintos ajándékutalványt vásárol a testvérének. Az ünnepelt korábban sosem járt az üzletben, de néhány héttel később betér, körülnéz, és végül különleges sajtokat, fűszereket és édességeket választ.
Lehet, hogy az utalvány értékénél valamivel többet költ. De ennél érdekesebb, hogy megismer egy olyan boltot, ahová később saját elhatározásából is visszatérhet.
Ez persze nem automatikus. Az első látogatásnak kellemesnek kell lennie, és a beváltás nem járhat fölösleges kellemetlenségekkel. Ha az eladó bizonytalan az utalvány kezelésében, vagy a vásárló csak a kasszánál szembesül egy korlátozással, könnyen elvész a kedvező első benyomás.
Az üzletnek ezért nemcsak az utalvány értékesítését, hanem a beváltás teljes folyamatát is érdemes megterveznie.
Öt részlet, amelyen sok múlhat
Az ajándékutalvány bevezetésekor a vállalkozások hajlamosak először a grafikára és a választható összegekre koncentrálni. Pedig legalább ennyire fontos, hogy a használati feltételek világosak legyenek.
Néhány kérdést célszerű már az indulás előtt tisztázni:
- Érvényesség: meddig használható fel az utalvány, és hol található meg ez az információ?
- Részleges beváltás: felhasználható-e több alkalommal, ha a vásárlás értéke kisebb az utalvány összegénél?
- Különbözet fizetése: mi történik, ha a kiválasztott termékek többe kerülnek?
- Elveszett utalvány: van-e lehetőség az azonosítására vagy pótlására?
- Felhasználási kör: minden termékre és szolgáltatásra érvényes, vagy vannak kivételek?
Ezeket nem érdemes kizárólag egy hosszú szabályzatban elrejteni. A vásárló számára jól látható, rövid tájékoztató sok félreértést megelőzhet, a részletes feltételeknek pedig összhangban kell állniuk a vonatkozó fogyasztóvédelmi előírásokkal.
A munkatársak felkészítése szintén lényeges. Ha az egyik eladó engedélyezi a részleges beváltást, a másik viszont nem, abból gyorsan kellemetlen helyzet keletkezhet.
Az utalvány értékesítése és beváltása két külön esemény
A háttérben az ajándékutalványok kezelése összetettebb lehet egy hagyományos termékeladásnál. Az utalvány megvásárlásakor ugyanis még nem feltétlenül történik meg annak a konkrét terméknek vagy szolgáltatásnak az átadása, amelyet a megajándékozott később választ.
A megfelelő adózási és bizonylatolási kezelés attól is függ, milyen típusú utalványról van szó. Az áfaszabályok például megkülönböztetik az egycélú és a többcélú utalványokat, amelyek kezelése eltérhet egymástól.
Éppen ezért egy ajándékutalvány-rendszer bevezetése előtt célszerű könyvelővel vagy adótanácsadóval egyeztetni. Nem szerencsés abból kiindulni, hogy az utalvány eladása és a későbbi termékértékesítés minden esetben ugyanúgy kezelhető.
A kereskedőknek a kasszánál használt megoldást is figyelembe kell venniük. A pénztárgép és az értékesítési nyilvántartás megfelelő használata mellett fontos, hogy az utalványok értékesítését, beváltását és fennmaradó értékét is követni tudják, ha a választott konstrukció ezt szükségessé teszi.
Az e-pénztárgép kapcsán zajló változásokra készülő vállalkozások számára ez jó alkalom lehet a kapcsolódó ügyviteli folyamatok áttekintésére is. A digitális megoldások lehetőségeit azonban mindig a tényleges funkcióik és az alkalmazandó szabályok alapján kell értékelni.
Hogyan lehet az ajándékutalványból egész éves lehetőség?
Az utalványokat sok üzlet elsősorban decemberben helyezi előtérbe, pedig számos más alkalomhoz is kapcsolhatók. Egy hobbiüzlet például ballagásra ajánlhatja, egy lakberendezési bolt nászajándékként, egy sportfelszereléseket árusító üzlet pedig születésnapra.
Nem feltétlenül szükséges minden alkalomra külön kampányt készíteni. Már az is segíthet, ha az üzlet honlapján könnyen megtalálható az ajándékutalvány, a pénztár közelében pedig egy visszafogott tájékoztató jelzi a lehetőséget.
Érdemes a vásárlási folyamatot is egyszerűvé tenni. Ha valaki ajándékkártyát szeretne venni, ne kelljen hosszasan érdeklődnie arról, milyen címletek léteznek, hogyan lehet fizetni, vagy miként kapja meg az utalványt.
Egy kisebb vállalkozásnál a személyesség külön előny lehet. Egy kézzel írt üdvözlőkártya, gondosan összeállított boríték vagy az alkalomhoz illő csomagolás nem feltétlenül jelent nagy költséget, mégis emlékezetesebbé teheti az ajándékot.
Az ajándékutalvány akkor működik igazán jól, ha az ajándékozónak egyszerű megoldást, a megajándékozottnak pedig kellemes vásárlási élményt kínál. Így nem csupán egy előre kifizetett összegről van szó, hanem egy lehetséges új ügyfélkapcsolat kezdetéről.
TIPP: Ajándékutalvány bevezetése előtt próbáljátok végig a teljes folyamatot egy képzeletbeli vásárlással. Mi történik, ha valaki 20 ezer forintos utalványt vesz, a megajándékozott először csak 12 ezer forintért vásárol, később pedig a maradékot szeretné felhasználni? A próba gyorsan megmutathatja, milyen szabályokat és nyilvántartási feladatokat kell még tisztázni. A pénztárgépekkel és az elektronikus pénztárgépes megoldásokkal kapcsolatos információkért a www.penztargepem.hu oldalt is érdemes felkeresni.
Fotó: Magnific